Методические рекомендации по заполнению Дневника работы библиотек

       Дневник работы библиотеки: методические рекомендации по заполнению / МБУК «ЦБС городского округа город Выкса», методико-библиографический отдел; сост. Е.С.Ухарская. - Выкса, 2018.

   
Каждое структурное подразделение ЦБС, осуществляющее обслуживание читателей, ведёт учет: читателей, посещений, выдачи изданий, массовых мероприятий, изготовленных копий и библиографических справок.
Единицы учёта устанавливаются на основе ГОСТ Р 7.0.20 – 2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления».
Основными формами первичной учетной документации при обслуживании пользователей в библиотеке являются:
• Читательский формуляр (формуляр зарегистрированного пользователя).
• Карточка регистрации читателя.
• Тетрадь учета выполненных справок, Лист суммарного учета справок и консультаций.
• Список участников массовых мероприятий.
• Дневник учета работы библиотеки.

Первичным учетным документом для учета количества пользователей, посещений и выдачи документов при традиционном (не автоматизированном) обслуживании является формуляр читателя (формуляр зарегистрированного пользователя).

Формуляры заполняются на зарегистрированных пользователей всех структурных подразделений библиотеки, в том числе пунктов обслуживания пользователей, находящихся вне стен библиотеки (библиотечных пунктов, выездных читальных залов, стоянок библиобуса).

В настоящее время типовой формы формуляра читателя не существует. Отмена старой формы произошла в связи с требованиями ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Рекомендуем воспользоваться формой формуляра, сложившейся в практике работы библиотек Нижегородской области, и содержащей минимум информации о читателе. Это: фамилия, имя, отчество пользователя; дата записи; дата перерегистрации, подпись. В случае необходимости получения более полных данных о читателе можно обратиться к регистрационной картотеке.

На первой странице формуляра указывается регистрационный (порядковый) номер формуляра за данный год, под ним — год записи (или год перерегистрации). Формуляр рассчитан на использование в течение пяти лет. Каждое структурное подразделение, обслуживающее пользователей, имеет свой ряд номеров читательских формуляров. Их сумма дает общее количество пользователей по всем структурным подразделениям.

На внутренней стороне формуляра читателя (зарегистрированного пользователя) или вкладыше (когда внутренняя сторона уже заполнена) фиксируются посещения библиотеки для получения библиотечно-информационных услуг и выдача (просмотр) документов. Учет посещений структурные подразделения ведут ежедневно в Дневнике работы структурного подразделения.

Выдача (просмотр) документа: предоставление во временное пользование документа из библиотечного фонда по запросу пользователя, в т.ч. на физических носителях, из электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удаленных лицензионных документов, включая документы, полученные по МБА и ММБА, доступные в виртуальных читальных залах.

Первичным учетным документом для учета числа посещений массовых мероприятий являются входные билеты или приглашения (платные или бесплатные), а также листки (списки) участников (присутствующих).  (Приложение 1). Количество посетителей по входным билетам учитывается по количеству оставшихся в библиотеке корешков билетов; по пригласительным билетам — по количеству сдаваемых при входе на мероприятие пригласительных билетов. Листки (списки) присутствующих имеют, как правило, простую форму: название мероприятия, дата проведения, №№ по порядку, фамилии, инициалы присутствующих. Так же учитываются посещения массовых мероприятий, проводимых вне стен библиотеки.

Первичными учетными документами для учета выполненных справок и консультаций является «Тетрадь учета выполненных справок» (тематические, уточняющие и фактографические справки) и листок «Суммарный учет справок и консультаций» (адресные справки и консультации). (Приложение 2). Такой листок оформляется на месяц в каждом структурном подразделении, оказывающем данные услуги. В течение года эти листки подшиваются в скоросшиватель.
Учету подлежат адресные, библиографические, фактографические справки, а также консультации ориентирующего характера по раскрытию услуг и ресурсов библиотеки, вспомогательно-технические консультации по использованию оборудования и аппаратно-программных средств при оказании услуги, факультативные консультации, выполненные на легитимном основании в помещении библиотеки отдельными специалистами (юрист, педагог, психолог и др.), если их проведение предусмотрено уставом (Положением) библиотеки.

                                                                                     ДНЕВНИК РАБОТЫ БИБЛИОТЕК

Основным документом, на основании которого предоставляются данные для формы № 6-НК по разделам 4. «Число пользователей и посещений библиотеки», 5. «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей», является Дневник работы библиотеки.
Дневники ведутся в каждом структурном подразделении, обслуживающем пользователей, в том числе в пунктах обслуживания пользователей, находящихся вне стен библиотеки (библиотечных пунктах, выездных читальных залах, стоянках библиобуса).
Типовых Дневников работы в настоящее время не существует. Каждая ЦБС изготавливает их самостоятельно. При этом их тираж должен обеспечивать учет во всех структурных подразделениях, осуществляющих обслуживание пользователей (с учетом внестационарных форм обслуживания) на календарный год, так как при возможном изменении форм предоставления государственной статистической информации (форма №6-нк) будут соответственно меняться и графы Дневника работы.
Дневник работы состоит из трёх частей:
В первой части Дневника «Число пользователей и посещений» предусмотрены графы:
Графа 1. Число месяца
Графа 2. Число зарегистрированных пользователей библиотеки, всего
В графе 2 указывается число зарегистрированных пользователей библиотеки, зафиксированных в единой регистрационной картотеке или базе данных учета пользователей. Учитываются читатели, записавшиеся (или перерегистрированные) в данный день. Посетители массовых мероприятий в данной графе не учитываются.
Графа 3. В том числе удаленных пользователей (из гр.2)
В графе 3 указывается число зарегистрированных удаленных пользователей. Зарегистрированными удаленными пользователями считаются: пользователи зарегистрированные через систему регистрации на сайте библиотеки.
Графа 4. Число пользователей, обслуженных в стенах библиотеки, всего
В графе 4 указывается число зарегистрированных пользователей, обслуженных в стенах библиотеки. Если, в библиотеке нет зарегистрированных удаленных пользователей, данные графы 4 и графы 2 будут совпадать.
Графа 5. Из них (из гр.4) дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 6. Из них (из гр.4) молодежь 15-30 лет
Графы 7 - 13. Отдельные группы пользователей
В графах 7 – 13 учитываются те группы, на обслуживание которых библиотека обращает особое внимание (пенсионеры, студенты, люди с ограниченными возможностями и т.д.).

В конце месяца подводятся итоги записи читателей, а также подсчитывается общее число читателей в данном подразделении библиотеки и их состав с начала года. Итоговые данные переносятся на первую строку следующей страницы.

Графа 14. Число посещений библиотеки, всего
В графе 14 указывается число зарегистрированных приходов физических лиц в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационных услуг, использования библиотечного пространства для общения и рекреации.
Графа 15. Из них для получения библиотечно-информационных услуг (из гр.14)
В графе 15  (из графы 14) указывается число зарегистрированных приходов физических лиц в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационных услуг.
Графа 16. Число посещений массовых мероприятий (из гр.14)
В графе 16 (из графы 14) указывается число посещений массовых мероприятий, которое учитывается по листкам (спискам) участников (присутствующих). Учитываются также посещения мероприятий, проводимых библиотекой за пределами собственной территории.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сумма граф 15 и 16 должна быть равна показателю в графе 14.
Графа 17. Число обращений к библиотеке удаленных пользователей, всего
В графе 17 указывается общее число обращений удаленных пользователей в библиотеку по почте, по телефону, факсу, через Интернет (в том числе через социальные сети) с запросами на получение библиотечно-информационных услуг (справки и консультации). Данная графа заполняется всеми библиотеками, не зависимо от наличия зарегистрированных удалённых пользователей.

Посещение - приход пользователя в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационной услуги, участия в библиотечном мероприятии, использования библиотечного пространства для общения. Единицей учета посещений является одно посещение библиотеки.
Обращение – не только физический приход человека в библиотеку, но и обращение к ней через Интернет, по телефону, факсу, электронной почте. Единицей учета обращений является одно обращение в режиме удаленного доступа, по каналам телефонной и электронной связи, по почте.
Учет посещений (обращений) ведется ежедневно в Дневнике работы библиотеки. Посещения массовых мероприятий указываются в разделе «Учёт массовой работы», куда заносятся сведения о каждом массовом мероприятии сразу же после его проведения. Учитываются также посещения мероприятий, проводимых библиотекой за пределами собственной территории. В графе 16 Ч.1 Дневника работы указывается общее число посещений массовых мероприятий за день.

Во второй части Дневника «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» предусмотрены графы:
Графа 1. Число месяца
Графа 2.  Выдано (просмотрено) документов из фондов данной библиотеки, всего
В графе 2 указывается количество выданных, выгруженных (открытых для просмотра) документов из фондов (ресурсов) библиотеки различным категориям пользователей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В выданных вам дневниках допущена ошибка: показатель графы 2. Всего. не будет равен сумме граф 3,4,5. Точно такая же ошибка допущена в графе 6, 10.
Графа 3. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 4. В т.ч. молодёжи 15-30 лет
В графе 4 указывается количество выданных, выгруженных (открытых для просмотра) документов из фондов (ресурсов) библиотеки для данной категории пользователей.
Графа 5. В удаленном режиме
Данная графа не заполняется.
Графа 6. В том числе из фонда на физических носителях (из гр.2), всего
В графе 6 указывается количество документов, выданных за отчетный год из библиотечного фонда на физических носителях различным категориям пользователей библиотеки. В общее количество выдач включается также количество документов, взятых пользователями с полок открытого доступа для просмотра. Каждое продление срока пользования документом по инициативе пользователя считается новой выдачей. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое, в том числе по внутрисистемному обмену в ЦБС, учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет их выдачу документов пользователю.
Графа 7. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 8. В т.ч. молодёжи 15-30 лет
В графе 8 указывается количество документов, выданных за отчетный год из библиотечного фонда на физических носителях для данной категории пользователей.
Графа 9. В удаленном режиме
Данная графа не заполняется.
Графы 10 – 13. Из электронной цифровой библиотеки (из гр.2)
Данные графы не заполняются.
Графы 14 – 16. Инсталлированные документы (из гр.2)
Данные графы заполняются только в Дневнике работы РПЦПИ.
Графы 17 – 20. Сетевые удаленные лицензированные документы (из гр.2)
Данные графы не заполняются.
Графы 21 – 39. В т.ч. выдано: распределение литературы по содержанию
В графах 21 – 39 может учитываться работа с литературой по актуальным для данного периода темам.
Графы 40 – 48. Выдано (просмотрено) документов из фондов других библиотек
В графе 40 указывается общее количество выданных и выгруженных (открытых для просмотра) документов, полученных из других библиотек по системе межбиблиотечного, в том числе международного абонемента (МБА и ММБА), и через систему удаленных электронных (виртуальных) читальных залов по запросам посетителей библиотеки.
Графа 41. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 42. В т.ч. молодёжи 15 – 30 лет
В данной графе указывается общее количество выданных и выгруженных (открытых для просмотра) документов, полученных из других библиотек по системе межбиблиотечного, в том числе международного абонемента (МБА и ММБА), и через систему удаленных электронных (виртуальных) читальных залов по запросам данной категории посетителей библиотеки.
Графы 43 – 45. В т.ч. полученных по системе МБА и ММБА (из гр.40)
В графе 43 указывается число документов, в том числе копий, полученных из других библиотек по системе МБА и ММБА.
Графа 44. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 45. В т.ч. молодёжи 15 – 30 лет
В графе 45 указывается число документов, в том числе копий, полученных из других библиотек по системе МБА и ММБА данной категорией пользователей.
Графы 46 – 48. Доступных в виртуальных читальных залах (из гр.40)
Данные графы не заполняются.
Графы 49 – 52. Изготовлено для пользователей и выдано копий, единиц
В графе 49 указывается общее количество копий документов, изготовленных по заказам различных категорий пользователей и выданных им в стенах библиотеки: бумажных копий (ксерокопии, распечатки), электронных копий, полученных путем сканирования и скачивания, копий в виде рулонного микрофильма, микрофиши
(Приложение 3. Учёт копируемых документов)
Графа 50. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 51. В т.ч. молодёжи 15 – 30 лет
В графе 51 указывается общее количество копий документов, изготовленных по заказам данной категории пользователей и выданных им в стенах библиотеки
Графа 52. В удаленном режиме
В графе 52 указывается общее количество копий документов, изготовленных по заказам удаленных пользователей и доставленных им почтой по системам межбиблиотечного, в том числе международного абонемента (МБА и ММБА), доставки печатных копий документов (ДД), по системе электронной доставки документов (ЭДД).

Единицами учета копий являются: бумажных копий (ксерокопии, распечатки) — страница; электронных копий, полученных путем сканирования — страница; электронных копий, полученных путем скачивания — файл; копий в виде рулонного микрофильма, микрофиши — кадр.

Графы 53 – 56. Выполнено справок и консультаций, единиц
В графе 53 указывается суммарное число справок (консультаций), выполненных в устной или письменной форме по запросам различных категорий посетителей библиотеки. Суммируются все справки (консультации), зафиксированные в первичных формах учёта: «Тетрадь учета выполненных справок» (тематические, уточняющие и фактографические справки) и листок «Суммарный учет справок и консультаций» (адресные справки и консультации).
Графа 54. В т.ч. дети до 14 лет включительно
Данная графа в Дневнике работы со взрослыми читателями не заполняется.
Графа 55. В т.ч. молодёжи 15 – 30 лет
В графе 55 указывается суммарное число справок (консультаций), выполненных в устной или письменной форме по запросам данной категории посетителей библиотеки.
Графа 56. В удалённом режиме.
В графе 56 указывается суммарное число справок (консультаций), выполненных в устной или письменной форме по запросам удаленных пользователей библиотеки, в том числе поступивших через Интернет (в виртуальную справочную службу, по электронной почте, на аккаунт библиотеки в социальных сетях, иные автоматизированные формы приема запросов). Учету подлежат адресные, библиографические, фактографические справки, а также консультации ориентирующего характера по раскрытию услуг и ресурсов библиотеки.

В третьей части Дневника «Учет массовой работы»  предусмотрены графы:
1. № п/п
2. Число и месяц
3. Название и форма мероприятия
4. Количество обслуженных
5. Кто проводил мероприятие и где.
В графе «Количество обслуженных» будут указываться сведения на основе листков (списки) участников (присутствующих).

Учет работы с библиотечными пунктами в Дневнике не предусмотрен, так как в каждом структурном подразделении, в том числе и находящемся вне стен библиотеки, ведется свой Дневник работы.
Библиотеки, обслуживающие взрослых и детей, ведут учёт работы с читателями-детьми отдельно в соответствующем дневнике.

Список источников

1. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления: ГОСТ 7.0.20-2014. – Взамен ГОСТ 7.20-2000 ; введ. 2014 – 10 – 21. - Москва: Стандартинформ, 2014. – 37 с.
2. Справочник библиотекаря / науч. ред. А.Н.Ванеев. - Изд. 4-е, перераб. и доп. – Санкт-Петербург: Профессия, 2013. – 640 с. – (Библиотека).
3. «Статистика - это наука, и она не терпит приблизительности»: первичные учётные документы и формы государственной статистической отчетности с комментариями: практическое пособие / НГОУНБ им.В.И.Ленина; сост. М.Г.Болотова, А.М.Четверова; отв. за вып. Л.И.Соболева. – Нижний Новгород, 2016. – 1 электрон. опт. диск (CD-R).
4. Организация работы централизованной библиотечной системы: инструкции и учётные формы / под ред. Р.З.Зотовой. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Книга, 1985. – 192 с.

СПИСОК УЧАСТНИКОВ МАССОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ 

ЛИСТ СУММАРНОГО УЧЕТА АДРЕСНЫХ СПРАВОК И КОНСУЛЬТАЦИЙ 

СХЕМА ТЕАТРАДИ  УЧЕТА ВЫПОЛНЕННЫХ СПРАВОК 

УЧЕТ КОПИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ