Новая социально-экономическая реальность, в которой функционируют современные библиотеки, требуют особого внимания к вопросам регулирования библиотечного учета. Анализ деятельности показал, что во многих библиотеках имеют место случаи нарушения правил учета, зачастую отсутствуют инструктивные и регламентирующие документы. Предлагаемые методические рекомендации содержат перечень и форму нормативно-регламентирующих документов по организации учета показателей обслуживания пользователей в библиотеках городского округа город Выкса, которые должны быть в каждой библиотеке.
Картотеки
Систематическая картотека статей и другие картотеки библиотеки.
Систематическая картотека статей (СКС)
В справочно-библиографический аппарат библиотеки кроме каталогов входит система картотек. Она представлена:
• систематической картотекой статей;
• краеведческой картотекой;
• тематическими картотеками.
Если вам нужна оперативная информация, публикуемая на страницах журналов, газет, сборников, обращайтесь в систематическую картотеку статей. Она является дополнением к систематическому каталогу, в основу ее положена библиотечно-библиографическая классификация (ББК) предназначенная для библиотек. Расписывать статьи в картотеку необходимо из ВСЕХ, выписываемых вами журналов и газет по всем отраслям знаний, науки и техники. В СКС статьи разных авторов из разных периодических изданий, но по одной теме собраны в одном месте.
Формирование СКС
Формирование СКС осуществляется на основе заранее составленного паспорта и принимаемых в ходе комплектования методических решений, относящихся главным образом к систематизации материала. В паспорте отражаются тематика картотеки, виды изданий, материалы из которых расписываются, структура, внешнее ознакомление и другие характеристики.
Паспорт систематической картотеки статей (СКС)
1.Полное наименование картотеки.
2.Картотека находится в ведении.
3.Назначение картотеки.
4.Тематика картотеки.
5.Картотека ведется.
6.Объем.
7.Представлены карточки.
8.Тип включенных карточек.
9.В каталоге отражаются.
10.Языковый состав.
11.Структура картотеки.
12.Группировка материала.
13.Сведения, занесенные на лицевую и оборотную стороны карточек картотеки.
14.Оформление картотеки.
15.Ответственный за ведение картотеки.
Образец карточки на статьи из журнала
Шоу, Ирвин
Бог был здесь, но он давно ушел [Текст ] : рассказ [амер. писателя]/ Ирвин Шоу; перевод с англ. М. Дронова; рис. А. Остроменцкого // Смена. — 1995. — № 8. — С. 12-29.
Карточки за разделителями расставляются в обратно-хронологическом порядке, т.е. сразу за разделителем идут карточки за текущий год, а далее по убывающей. Все ящики в картотеке пронумерованы. Статьи из художественных журналов хранятся за 10 последних лет, из политических - 5 лет, из методических изданий хранятся постоянно.
Группировка карточек
Карточки в СКС располагаются в систематическом порядке по схеме классификации, принятой для систематического каталога (по ББК), а внутри каждого деления — в обратно хронологическом порядке. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой — облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки.
Структура СКС, как правило, отличается от структуры систематического каталога более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. За каждым разделителем должно стоять не более 40-50 карточек (принятая в практике библиотек норма).
Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы и устанавливаются в каждой библиотеке, исходя из общих рекомендаций и наблюдения за использованием СКС в самой библиотеке. Согласно общим рекомендациям, материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам — 4-5 лет, по литературоведению, искусствознанию — 7 и более лет.
Для облегчения поиска создается алфавитно-предметный указатель (АПУ), как правило, единый к СКС и систематическому каталогу.
Для поддержания СКС на уровне, отвечающем эксплуатационным требованиям, проводится как плановое, так и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших.
Как и каталоги, СКС переводятся в электронную форму. При этом имеющаяся картотека в карточной форме консервируется, а ее компьютерная версия создается путем ввода новых публикаций.
Преимущества СКС в электронной форме по сравнению с традиционной карточной несомненны, поскольку она позволяет вести многоаспектный поиск как по тематике, так и по ряду других признаков (по авторской принадлежности, наименованию журнала, году его издания и др.).
Однако нельзя не отметить трудности создания СКС (как впрочем и электронного каталога каталога). Эти трудности связаны, прежде всего, с раскрытием содержания статей. Операция индексирования документов при вводе в автоматизированную систему (будь то каталог или СКС) затруднена. При ведении традиционной СКС содержание статей отражается, как правило, в одном разделе (подразделе), что не позволяет обеспечить полноту выдачи информации. Перевод на электронную технологию требует иного лингвистического обеспечения. Вместо информационно-поисковых языков (ББК.) обычно используются лексические единицы из текста статьи — ключевые слова.

                                                         Примерное описание статьи из журнала и газеты

Фамилия, имя, отчество:
Место работы:
Должность:
Адрес:
Телефон:
Электронная почта:
Темы информирования:	1. 2.
Форма информирования:
Периодичность информирования:
Способ оповещения или доставки информации:

Оборотная сторона

№ п/п	Дата	Литература

Лицевая сторона
Регистрационная карточка  абонента группового информирования
№ ___

Наименование организации (предприятия, учреждения):
Фамилия, имя, отчество ответственного лица:
Контактный телефон:
Электронная почта:
Темы информирования:	1. 2.
Форма информирования:
Периодичность информирования:
Способ оповещения или доставки информации:

                                _________________________________________________________________библиотека

ПАСПОРТ  мероприятия
Название мероприятия  ______________________________________________________________________________
Форма мероприятия __________________________________________________________________________________
Место проведения____________________________________________________________________________________ Ф.И.О. ответственного сотрудника _____________________________________________________________________
Группы читателей____________________________________________________________________________________
Цель________________________________________________________________________________________________
Дата проведения______________________________________________________________________________________
Количество присутствующих___________________________________________________________________________
Количество представленной литературы__________________________________________________________________
Количество выданной литературы________________________________________________________________________
Содержание мероприятия_______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Краткие выводы____________________________________________________________________________

В условиях недостаточного комплектования возникает большое количество отказов. Учет отказов помогает вести работу по докомплектованию книжного фонда библиотеки.Учет отказов удобнее всего вести в специальной тетради. ТЕТРАДЬ УЧЕТА ОТКАЗОВ

№	Дата	Автор	Заглавие	Отрасль знания	Кому отказано (№ читательского формуляра, читательская группа)	Приичина отказа	Примечание

ТЕТРАДЬ УЧЕТА СПРАВОК

№ п/п	Дата пос- тупления запроса	От кого поступил запрос	Формулировка запроса; цель запроса	Библиографические справки			Фактогра- фическая	Отрасль знания, по которой выполнена справка	Источник выполнения		Ис- пол- ни- тель	При- чина отка- за	При- ме- ча- ния
				Темати- ческая	Уточня- ющая	Адресная			Информ. ресурсы библиотеки	Внешние информ. ресурсы (на коммерч. основе)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Учетной единицей является запрос и ответ на него – устная или письменная справка, содержащая сведения о документах по определенной теме (тематическая), или  об одной уточненной библиографической записи ( уточняющая), или о местонахождении конкретного документа (адресно-библиографическая), или о выявленном факте ( фактографическая).