Проверка фонда — это периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
В соответствии с Приказом Министерства Культуры РФ от 8 октября 2012 года № 1077 г. Москва «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» обязательная проверка фонда производится:
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
- при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
- при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2-3 месяца до ее проведения. В чем это выражается?
1. Проверяем выборочно акты на списание, оформленные между проверками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при случайной выборке обнаружены пропуски - проверяем весь акт
2. Ликвидируем задолженность среди пользователей (проверяем читательские формуляры и работаем с должниками).
3. Работаем с «Тетрадью учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»: проверяем, все ли оформлено, как полагается, составляем соответствующие акты.
4. Просматриваем фонд на предмет правильности расстановки.
В библиотеках с фондами до 50 тыс. учетных единиц проводится плановая проверка фонда один раз в 5 лет («Инструкции об учете библиотечного фонда»).
Проверке подлежат все виды документов, включая аудиовизуальные документы (АВД), электронные, которым присвоен инвентарный номер.
Некоторые технологические правила
Во время проверки фонда необходимо учесть следующее:
• стеллажи с проверенными книгами в обязательном порядке помечаются с целью разделения от стеллажей с непроверенными книгами (ни один стеллаж не должен быть пропущен);
• чтобы исключить путаницу ежедневно ведутся записи учета проделанной работы, где отмечаются: номера проверенных стеллажей и полок, число написанных контрольных талонов или проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейшего выяснения;
• если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами – сразу пишется талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;
• книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарного номера и т.д.) откладывать на специально отведенное место с соответствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и разбираться с ними в конце проверки.
Технология проверки книжного фонда
при помощи индикаторов
Алгоритм проверки
1. Выбираем значок для отметки о проверке.
2. Проверяем правильность расстановки индикаторов в топографическом каталоге.
3. Берем издание со стеллажа. На книге и на индикаторе (или в инвентарной книге) делаем пометку о проверке (выбранный значок). На читательском формуляре пометку о проверке ставить тоже.
4. В конце проверки из топографического каталога изымаем индикаторы, не отмеченные значком, т.е. не прошедшие проверку.
5. Сверяем индикаторы с топографическим каталогом Отдела комплектования и обработки.
6. Составляется акт о проверке и акт на списание по неустановленным причинам (в 3-х экз.).
7. Остальные книги, не прошедшие проверку и не вошедшие в акт по неустановленным причинам, списываются на усмотрение администрации, т.е. оформляется замена или возмещается ущерб материально ответственным лицом.
Образцы индикатора:
| Шифр Инв. №
Автор
Заглавие
год издания Цена |
| 63 56432
Тимирязев А.И.
Школьная жизнь
1980 0,56
|
В филиалах 8, 21, 22, 24, 25 только индикаторы (инвентарных книг нет).
Индикаторы расставляются по двум группам:
а) на книги с инвентарными номерами с 77451 по 129857 - в порядке возрастания инвентарных номеров (старый учёт при централизации); б) с 1977г. на книги по новому учету с 1 номера. Инвентарные номера могут в новом и старом учете повторяться. Обращайте внимание на года. Название и номер книги должны соответствовать индикаторам и записи в инвентарной книг.
Возможные причины выявляемых потерь: злоупотребления сотрудника (хищение, подделка документов, злоупотребление служебным положением);
несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск);
несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и количества выданного; выбытие читателей из населенного пункта с невозвращенными в библиотеку изданиями).
Примерные нормы работ по индикаторам на одного человека за один час работы Написание индикаторов — 60 индикаторов (1 индикатор в минуту).
Подбор индикаторов по инвентарным номерам - 270 индикаторов (1 индикатор - 13 сек.).
Сверка индикаторов с инвентарной книгой — 240 индикаторов (1 индикатор - 15 сек.).
В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратится 24-26 часов.
